Blog · Social Media Care
সমিতি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার: খাতা ছেড়ে ডিজিটাল হিসাব
সমিতি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার দিয়ে সদস্যের জমা, কিস্তি, ঋণ, লভ্যাংশ আর বকেয়া এক জায়গায় রাখুন। কী কী থাকা দরকার আর কীভাবে বাছবেন, সহজ ভাষায় জানুন।
মাসের দশ তারিখ।
ক্যাশিয়ার ভাই খাতা খুলে বসেছেন।
কেউ পুরো কিস্তি দিয়েছেন, কেউ অর্ধেক, কেউ বলেছেন "পরের সপ্তাহে দেব।" এক সদস্য জানতে চাইছেন তার মোট জমা কত হলো, আরেকজন জানতে চাইছেন ঋণের আর কত বাকি।
খাতার পাতা উল্টাতে উল্টাতে সন্ধ্যা হয়ে যায়, আর বছর শেষে লভ্যাংশ ভাগ করার সময় শুরু হয় হিসাব মেলানোর যুদ্ধ।
এই সমস্যার সহজ সমাধান হলো একটা ভালো সমিতি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ।
এই লেখায় বলব এমন সফটওয়্যার কী করে, কী কী থাকা দরকার, আর কেনার আগে কী দেখবেন।
খাতায় সমিতির হিসাব রাখলে যে সমস্যাগুলো হয় ছোট-বড় সব সমবায় সমিতি, ঋণদান সমিতি বা মহিলা সঞ্চয় সমিতিতে প্রায় একই সমস্যা দেখা যায়: কিস্তি হারিয়ে যায়।
কে কোন মাসের কিস্তি দিলেন, আর কার বাকি, সেটা খাতায় খুঁজে বের করা কঠিন।
ঋণের হিসাব গুলিয়ে যায়।
কত টাকা ঋণ দেওয়া হলো, কত শোধ হলো, কত বাকি, সেটা প্রতিবার হাতে গুনতে হয়।
লভ্যাংশ ভাগে ঝামেলা।
বছর শেষে কে কত লাভ পাবেন, সেটা হিসাব করতে কয়েক দিন লেগে যায়, আর ভুল হলে সদস্যদের মধ্যে অবিশ্বাস তৈরি হয়।
কাগজপত্র এলোমেলো।
সদস্যের এনআইডি, ছবি, নমিনির তথ্য আলাদা আলাদা ফাইলে বা কারো ব্যাগে থাকে।
স্বচ্ছতার অভাব।
সদস্য নিজের হিসাব নিজে দেখতে পারেন না, সবকিছু জানতে কমিটির কাছে যেতে হয়।
খাতা হারালে সব শেষ।
আগুন, পানি বা হারিয়ে যাওয়া একটা খাতা কয়েক বছরের হিসাব মুছে দিতে পারে।
এগুলো কারো অবহেলার জন্য হয় না।
খাতা আর এক্সেল শিট এই সবগুলো তথ্য একসাথে জোড়া লাগানোর জন্য বানানো হয়নি, এটাই আসল কারণ।
সমিতি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার আসলে কী করে সহজ কথায়, সমিতির খাতাটাকে ডিজিটাল করে দেয়।
সদস্য ভর্তি থেকে শুরু করে মাসিক জমা, ঋণ, কিস্তি আদায়, লভ্যাংশ আর বকেয়ার তালিকা সব এক জায়গায় থাকে।
ক্যাশিয়ার কিস্তি নিলে সেটা সাথে সাথে সদস্যের হিসাবে যোগ হয়ে যায়।
ম্যানেজার এক নজরে দেখতে পারেন এই মাসে কত আদায় হলো আর কারা বাকি।
আর সদস্য নিজের মোবাইল থেকেই নিজের জমা আর ঋণের অবস্থা দেখতে পারেন।
একটা ভালো সমিতি সফটওয়্যারে যা যা থাকা দরকার ১.
সদস্য প্রোফাইল: নাম, ফোন, ঠিকানা, ভর্তির তারিখ, ছবি, এনআইডি, আর নমিনির নাম, সম্পর্ক, এনআইডি ও ফোন নম্বর।
২.
মাসিক সঞ্চয়ের খতিয়ান: প্রতি মাসের জমা, কবে দিয়েছেন, পরিশোধিত না বকেয়া, সব আলাদা করে দেখা যাবে।
৩.
বকেয়ার তালিকা: চলতি মাসে কারা কিস্তি দেননি, সেটা আলাদা তালিকায় দেখাবে, যাতে ফোন করে মনে করিয়ে দেওয়া সহজ হয়।
৪.
ঋণের আবেদন ও অনুমোদন: সদস্য ঋণের পরিমাণ, উদ্দেশ্য আর মেয়াদ দিয়ে আবেদন করবেন, কমিটি অনুমোদন বা বাতিল করবে।
কত শোধ হলো আর কত বাকি, সেটা নিজে থেকেই হিসাব হবে।
৫.
লভ্যাংশের রেকর্ড: অর্থবছর অনুযায়ী কে কত লভ্যাংশ পেলেন, কোন হারে, আর বিতরণ হয়েছে কি না।
৬.
সমিতির প্রকল্প ও বিনিয়োগ: সমিতির টাকা কোন প্রকল্পে খাটানো হয়েছে, বাজেট কত, কত বিনিয়োগ হয়েছে, প্রকল্প চলছে না শেষ।
৭.
কমিটি ও গঠনতন্ত্র: সভাপতি, সম্পাদক, কোষাধ্যক্ষের তালিকা আর সমিতির নিয়মকানুন সবার জন্য খোলা থাকবে।